Tu tiempo es oro, no lo malgastes
En muchas ocasiones escuchamos o decimos la típica frase “es que no da tiempo a todo, no llego a más”, una expresión que muchas veces denota un sentimiento de angustia o estrés por pensar que no vamos a llegar a hacer todo aquello que nos gustaría o nos hemos planteado hacer en nuestro día a día. Sentimos que la situación nos desborda.
Una buena gestión del tiempo en el día a día aporta unos enormes beneficios, permite aprovechar las capacidades propias al máximo en las tareas cotidianas y también disfrutar de forma más grata del tiempo de ocio. Una gestión adecuada de nuestra vida cotidiana nos hará personas más productivas y eficientes, sin el peso de la sensación de estar haciendo las cosas en el último momento y mal gestionadas o con un resultado poco satisfactorio para nosotros. Además, mejorará nuestra calidad de vida, ya que gestionar nuestro tiempo de forma adecuada también influye en nuestras relaciones interpersonales, propiciará un concepto más positivo de nosotros mismos, y evitará ansiedad y estrés por no cumplir con los objetivos propuestos.
En este contexto, es importante no confundir la palabra eficiente con eficacia. Mientras eficaz define a una persona que es capaz de realizar aquellas tareas que se esperan de ella, quien actúa de manera eficiente no tan sólo hace lo que se espera, sino que aporta un valor añadido. Esto es, introduce la economía de medios haciendo que las tareas se hagan de forma económica, en otras palabras, economiza su tiempo.
Para convertirnos pues en personas eficientes y por tanto productivas en nuestras tareas, existen diferentes herramientas a utilizar, que pueden ayudarnos a gestionar nuestro tiempo de una forma más funcional. Entre ellas destacaríamos:
Organizarse. La forma en la que almacenamos y procesamos las tareas que debemos realizar. Aspectos como la forma en que ordenamos nuestra mesa de trabajo son relevantes. Es necesario que esté lo más despejada y ordenada posible, dejando que al final de cada jornada laboral lo último que hagamos sea despejar nuestra mesa, para que así al comienzo de la jornada todo este colocado en su sitio, evitando interrupciones para buscar la información necesaria en cada tarea. También es importante el uso de agendas tanto manuales como informáticas, que nos permitan examinar nuestras tareas y sus vencimientos de forma regular. Además, es conveniente elaborar listas de tareas a corto, medio y largo plazo, de las cuales a medida que vayamos realizando vayamos tachando y agregando nuevas tareas que vayan apareciendo a lo largo del día, manteniéndola viva y estableciendo jerarquías de prioridades.
Buscar información. De la misma manera que es importante la forma en que nos organizamos, también es importante saber en qué lugares debemos buscar la información para realizar nuestras tareas de manera que perdamos el menor tiempo posible.
Ajustar el ritmo personal de trabajo, asignar tiempos y dividir tareas. Como aspecto importante a tener en cuenta, todos tenemos una determinada energía, que si bien inicialmente se puede encontrar en niveles máximos con el paso de las horas tiende a descender. Es recomendable pues conocer nuestro ritmo personal, hacer pausas o distribuir las tareas de forma que en los momentos álgidos realicemos tareas complejas y posteriormente realicemos tareas más sencillas que requieran menor esfuerzo. A cada tarea le asignaremos un tiempo y una prioridad sabiendo que hay que comenzar por las tareas de más alta prioridad y que precisan mayor concentración, e intercalar las actividades de concentración intensa con otras tareas más sencillas como revisar el correo u organizar documentos. También es importante saber que las tareas complejas, las podemos dividir en diferentes fases otorgándoles un tiempo determinado de forma que no se nos hagan tan gravosas, y estén preparadas dentro del tiempo previsto.
Evitar interrupciones y distractores. Todos somos conscientes que a alguna vez sentimos que hemos perdido, el darnos cuenta de en qué es importante para evitar esos posibles distractores en unas futuras tareas. Del mismo modo es importante evitar las interrupciones como pueden ser llamadas telefónicas, visitas improvistas… de forma que no se conviertan en distractores, avisando a nuestros familiares por ejemplo que no nos molesten a no ser que sea un imprevisto o poniendo carteles gráficos si estamos de cara al público en los momentos que necesitemos mayor concentración.
Descansar. No es cierto que más horas realizando seguidamente una tarea nos convierta en personas más productivas, sino que es más bien al revés, pues nos llegamos a saturar. Es aconsejable hacer alguna pausa entre las diferentes tareas para pasear, descansar la vista, destensar los músculos. Los intervalos que se aconsejan oscilan entre lo que unos 15 a 30 min cada dos horas.
“Una buena gestión del tiempo implica ser consciente de la importancia de hacer las actividades de nuestro contexto laboral y de ocio con atención y concentración, y de evitar posibles ladrones de tiempo, pues nuestro tiempo es oro”
